14 công cụ và công cụ làm việc theo nhóm tốt nhất

14 công cụ và công cụ làm việc theo nhóm tốt nhất

Mặc dù năng suất của một nhóm phụ thuộc nhiều vào động lực và kỹ năng của các thành viên, nhưng những cải tiến nhất định của tổ chức cũng có thể góp phần vào việc đó. Đặc biệt, trong trường hợp các thành viên trong nhóm làm việc từ xa một phần hoặc toàn bộ. Đối với những người muốn ngăn chặn hiệu suất kém – đây là danh sách kiểm tra thực tế để làm theo.

6 mẹo để tăng cường tinh thần đồng đội

1. Tránh quản lý vi mô

Không ai thích làm việc trong một môi trường căng thẳng, và luồng bình luận và lời nhắc nhở không ngừng nghỉ chính là yếu tố kích hoạt kiểu môi trường làm việc này. Tuy nhiên, quản lý quá thoải mái hoặc vô tư cũng không phải là một lựa chọn tốt. Nếu bạn muốn khuyến khích nhân viên phụ trách kết quả công việc và chủ động, bạn nên tìm sự cân bằng hoàn hảo giữa giám sát và độc lập. Hãy xem xét thực hiện những điều sau:

  • giao nhiệm vụ
  • thuê đúng người cho đúng công việc
  • giải thích rõ ràng những gì bạn mong đợi nhận được
  • thu thập phản hồi từ nhân viên

2. Đừng lạm dụng nó với các cuộc họp

Có vẻ như mọi vấn đề đều có thể được giải quyết trong các cuộc thảo luận bàn tròn. Tuy nhiên, trên thực tế, phần lớn các cuộc họp trở thành những cuộc độc thoại kéo dài hoặc các cuộc tranh luận thiên vị và không dẫn đến các giải pháp rõ ràng hoặc những Điều cần làm đơn giản.

Trước khi lên lịch cho một cuộc họp, hãy tự hỏi bản thân xem liệu bạn có thể giải quyết vấn đề mà không có một cuộc họp nào không. Nếu câu trả lời là có, tốt hơn bạn nên thay thế các cuộc họp bằng các bản tóm tắt email hàng ngày hoặc hàng tuần.

3. Đặt OKRs

Ý tưởng cốt lõi của khung “Mục tiêu và Kết quả chính” nằm ở tính linh hoạt của các mục tiêu. Sau khi thiết lập, mọi mục tiêu phải được theo dõi với các chỉ số cho phép đo lường tiến trình của nó. Ngoài ra, mục tiêu cần tính đến đầu vào từ những người chịu trách nhiệm thực hiện mục tiêu.

OKR không khác nhiều so với các mục tiêu SMART. Vì vậy, để thiết lập chúng, hãy tuân theo các phương pháp hay nhất:

  • đặt mục tiêu cho một khung thời gian nhất định
  • làm cho các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được
  • nhiệm vụ xếp tầng
  • xem xét và điều chỉnh các kế hoạch ban đầu

4. Làm việc trong nước rút

Phương pháp Agile được nhiều người yêu thích, vậy tại sao bạn không thử? Các nhóm làm việc hiệu quả hơn khi họ có khoảng thời gian định sẵn để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định, thay vì khi họ phải phân tán sự tập trung và thực hiện nhiều nhiệm vụ.

Mặc dù nước rút thường được đề cập trong ngữ cảnh lập trình, nhưng mọi đội đều có thể sử dụng cách tiếp cận này. Bắt đầu với việc chuẩn bị Backlog cho các công việc cần hoàn thành và quyết định thời gian chạy nước rút (thường là 2 tuần). Sau đó, điền vào mỗi sprint với các nhiệm vụ từ Backlog. Theo dõi tiến trình của nhóm và khi kết thúc sprint – đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi.

5. Những gì có thể được tự động hóa – nên

Một số quy trình không mang lại nhiều giá trị cho hiệu suất nhưng vẫn phải được xử lý. Vì vậy, để nâng cao năng suất cơ bản – hãy tự động hóa các hoạt động. Ví dụ: nếu đại diện bán hàng của bạn chuẩn bị báo cáo hàng tuần về các giao dịch mới, bạn có thể định hình mẫu định dạng chuẩn và viết tập lệnh hoặc macro sẽ điền vào các trường dữ liệu. Hoặc – tạo và lưu mẫu báo cáo trong CRM của bạn.

6. Trang bị phần mềm cho nhóm

Thị trường phần mềm cộng tác có đầy đủ các công cụ cho bất kỳ mục đích nào – từ phần mềm quản lý dự án và lưu trữ dữ liệu đám mây đến tàu phá băng trực tuyến. Chúng có nhiều tùy chọn tích hợp tiện dụng giúp dễ dàng thực hiện các công việc hàng ngày, chẳng hạn như lên lịch cuộc hẹn, theo dõi thời gian, chia sẻ tài liệu, v.v.

8 công cụ cộng tác tốt nhất cho mọi nhóm

Phần mềm khác nhau phục vụ các mục đích riêng biệt. Chúng tôi đã chuẩn bị một bộ công cụ thiết yếu mà mọi nhóm nên bắt đầu.

Weje

Ảnh chụp nhanh từ Wejo.io

Cái này bảng trắng kỹ thuật số có thể phục vụ như một không gian làm việc cho cả người dùng cá nhân và nhóm. Khi bạn đã đăng ký Weje, bạn có thể bắt đầu với canvas trực tuyến trống hoặc chọn một số mẫu, ví dụ như bảng Kanban, từ thư viện, sau đó điều chỉnh nó theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể mời đồng nghiệp hoặc bạn đời vào hội đồng quản trị để họ cũng có thể đóng góp.

Thông tin trên bảng Weje được sắp xếp trong các thẻ dữ liệu. Công cụ hỗ trợ tất cả các loại tệp, bao gồm tài liệu, bảng tính, PDF và hơn thế nữa. Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ Internet hoặc – tải nó lên từ máy tính của bạn. Sau đó, bạn có thể nhóm các đối tượng bằng cách kéo và thả chúng và để lại ghi chú và nhận xét trực tuyến cho những người khác.

Trello

Ảnh chụp nhanh từ Trello.com

Đây là một giải pháp thay thế miễn phí tuyệt vời cho JIRA từ Atlassian. Trello sẽ được yêu thích bởi các nhóm sáng tạo hoặc nhóm nhỏ nói riêng vì sự đơn giản của nó. Công cụ này không yêu cầu cài đặt phức tạp để bắt đầu. Sau khi đăng ký, người dùng có thể dễ dàng tạo bảng Kanban ngay lập tức.

Bạn có thể lập kế hoạch chạy nước rút cho nhóm dự án và chỉ định cộng tác viên cho các nhiệm vụ cụ thể. Mỗi khi trạng thái nhiệm vụ thay đổi, cộng tác viên sẽ nhận được thông báo. Với Trello, bạn cũng có thể tổ chức các phiên động não từ xa và trao đổi dữ liệu với các ứng dụng khác, chẳng hạn như Evernote, Google Drive và Slack.

Quan trọng nhất

Ảnh chụp nhanh từ Mattermost.com

Nếu bạn đang tìm kiếm một số thay thế Slack, Mattermost là công cụ phù hợp. Đây là một dịch vụ trò chuyện trực tuyến miễn phí mã nguồn mở, có nghĩa là bạn có thể lưu trữ cục bộ và điều chỉnh theo nhu cầu của nhóm.

Mattermost cung cấp các tính năng công nghệ mới nhất cho cộng tác viên, bao gồm tích hợp âm thanh và video và lưu trữ tin nhắn.

Khái niệm

Ảnh chụp nhanh từ Notion.so

Notion.so là sổ ghi chép nhóm kỹ thuật số. Kho lưu trữ của nó có thể được sử dụng để lên lịch tác vụ, lưu giữ và trao đổi tài liệu, quản lý tệp, v.v. Công cụ hỗ trợ LaTex, vì vậy bạn có thể sử dụng nó để tự động định dạng văn bản. Ngoài ra, bạn có thể nhúng nội dung vào các trang của mình bằng Embed.ly.

Thư viện Notion.so bao gồm các mẫu cho hầu hết mọi dịp – từ quản lý quyên góp đến thiết lập OKR.

TeamViewer

Ảnh chụp nhanh từ TeamViewer.com

Phần mềm liên lạc này phổ biến trong các đội ở xa. Với hệ thống được bảo vệ bằng mật khẩu, đồng đội có thể tham gia các thiết bị hoặc chia sẻ màn hình của họ một cách an toàn. Hơn nữa, người dùng có thể thử thực tế tăng cường bằng cách thêm con trỏ 3D hoặc biểu tượng cảm xúc trong các phiên phát video trực tiếp của họ trong TeamViewer.

Asana

Ảnh chụp từ Asana.com

Asana được yêu thích vì sự đơn giản của bảng Kanban. Bạn có thể tạo mẫu cho các tác vụ lặp đi lặp lại và sau đó nâng cao chúng với các trường dự án tùy chỉnh, mô tả, tệp đính kèm và trạng thái ưu tiên.

Nếu bạn muốn tìm các tác vụ trước đó, hãy áp dụng bộ lọc hoặc sử dụng tùy chọn tìm kiếm thuận tiện. Asana giúp làm việc theo nhóm trở nên an toàn – nó có hệ thống kiểm soát truy cập cho phép chỉ định quản trị viên và hạn chế chỉnh sửa.

Sync.com

Ảnh chụp nhanh từ Sync.com

Các nhóm có thể sử dụng bộ nhớ dựa trên đám mây này để chia sẻ thông tin nhạy cảm trong một tổ chức. Sync.com mã hóa các tệp và cho phép điều chỉnh các quyền với thời hạn sử dụng. Ngoài ra, công cụ này còn khôi phục các tệp đã xóa, đặc biệt hữu ích khi trao đổi các tài liệu liên quan giữa nhóm.

ClickUp

Ảnh chụp nhanh từ ClickUp.com

ClickUp là một không gian làm việc để tạo và quản lý thời gian dành cho các dự án. Bạn có thể ghi lại giờ và xem thống kê hiệu suất của nhân viên trong hơn 15 chế độ xem. Công cụ này có giao diện người dùng thân thiện với người dùng và các tính năng của nó bao gồm các mẫu nhiệm vụ, theo dõi mục tiêu và mức độ ưu tiên, danh sách kiểm tra định kỳ và các tính năng khác.

Tận dụng tinh thần đồng đội là điều đáng để nỗ lực. Và bạn không cần nhiều cho điều đó. Các quy trình được tổ chức tốt và một số công cụ hữu ích – và bạn sẽ thấy nhóm đạt được kết quả xuất sắc và nhân viên trở nên hài lòng hơn với cách họ hoạt động cùng nhau.

Bài đăng 14 Công cụ và Công cụ làm việc theo nhóm tốt nhất xuất hiện đầu tiên trên WebSinhvien.

5/5 - (1 bình chọn)

.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *