Mẹo quản lý dự án từ xa cho công việc tại nhà

Mẹo quản lý dự án từ xa cho công việc tại nhà

Mặc dù khái niệm làm việc tại nhà đã xuất hiện trong hai năm qua, nhưng với đại dịch đang diễn ra, công việc tại nhà đang dần trở nên không thể thương lượng. Kết thúc 69% của các tổ chức đã chuyển nhiều nhân viên hơn sang làm việc từ xa, trong khi một lượng lớn 16% đã chuyển toàn bộ hoạt động của họ sang thực thi từ xa. Có một số lợi ích đối với một tổ chức khi chuyển nhiều nhân viên hơn sang làm việc từ xa. Chúng bao gồm chi phí gia nhập thấp hơn, chi phí chung và đầu tư vào cơ sở hạ tầng.

Bất kỳ thành công nào của tổ chức trong những nỗ lực làm việc tại nhà này đều phụ thuộc vào các kỹ năng quản lý đặc biệt thích ứng với môi trường làm việc hiện đại. Đảm bảo các chuyên gia được trang bị Đào tạo chứng chỉ PMP đảm bảo với bất kỳ doanh nghiệp nào rằng các kỹ năng quản lý mạnh mẽ có thể được truyền đạt cho các nhân viên ngồi tại các vị trí khác nhau để thực hiện hoạt động kinh doanh được tối ưu và mạnh mẽ. Mặc dù năng suất làm việc tại nhà hoặc từ xa có vẻ đáng sợ đối với các doanh nghiệp khi áp dụng, với hoàn cảnh môi trường và xã hội hiện tại, việc tìm kiếm các chính sách tốt nhất để thích ứng với tổ chức có thể khác nhau giữa việc duy trì nổi hoặc chìm trong thời gian thử thách này.

Quản lý dự án từ xa là gì?

Quản lý dự án từ xa là hành động tổ chức một nhóm các chuyên gia làm việc ngoài cơ sở. Bất chấp sự khác biệt về địa lý giữa các thành viên trong nhóm, mục tiêu là đảm bảo rằng thông tin liên quan được chia sẻ và các hoạt động được tiến hành để đảm bảo hoạt động kinh doanh tiếp tục như bình thường. Các thành viên trong nhóm có thể ngồi cách xa vài km, nhưng những người khác có thể ở các thành phố và múi giờ khác nhau. Kết quả là, 87% nhân viên tuyên bố rằng họ cảm thấy ít áp lực hoặc căng thẳng hơn trong môi trường làm việc của họ, và 30% hoàn thành nhiều hoạt động hơn trong thời gian ít hơn thời gian được phân bổ. Ngoài ra, tỷ lệ năng suất tăng lên của tổ chức và lợi ích về chi phí và chi tiêu đang chuyển nhiều đội hơn sang quản lý từ xa.

Có ba loại nhóm cốt lõi thực hiện các hoạt động kinh doanh từ xa;

  1. Nhóm linh hoạt: Các nhóm thực thi được cung cấp tùy chọn làm việc từ xa và từ một không gian thống nhất khi cần thiết hoặc theo hướng dẫn của tổ chức.
  2. Nhóm hỗn hợp: Bao gồm các thành viên trong nhóm làm việc từ xa toàn thời gian trong khi những người còn lại làm việc từ một địa điểm thích hợp.
  3. Nhóm hoàn toàn từ xa: Như tên của nó, nhóm hoàn toàn từ xa bao gồm các chuyên gia điều phối các dự án và hoạt động từ sự thoải mái tại nhà của họ hoặc không gian làm việc riêng biệt.

Quản lý dự án từ xa mang lại một số lợi ích. Như đã đề cập trước đây, nhu cầu đầu tư vào cơ sở hạ tầng, chi phí chung hàng tháng và việc giới thiệu / đào tạo nhân viên mới có thể tốn rất nhiều chi phí mà không có lợi nhuận tương xứng. Quản lý dự án từ xa cho phép các doanh nghiệp đầu tư ở mức tối thiểu và khuyến khích nhân viên đưa ra các quy định và quy định làm việc tốt hơn để được hưởng những đặc quyền mà họ trải nghiệm khi làm việc từ xa.

Nhân viên được hưởng giờ làm việc linh hoạt và khả năng làm việc tại bất kỳ vị trí nào. Dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và xây dựng cuộc sống bên ngoài công việc cho phép tăng năng suất. Điều này là do khả năng thích ứng chu kỳ năng lượng tự nhiên của họ để cống hiến thời gian hiệu quả hơn. Việc linh hoạt làm việc từ mọi nơi, mọi lúc, với sự hiểu biết về thời hạn sẽ giúp các doanh nghiệp giảm tỷ lệ thay thế và đạt được chất lượng hoạt động tốt hơn. Giảm căng thẳng cũng làm cho nhân viên hạnh phúc hơn và một môi trường công ty thoải mái hơn.

Các doanh nghiệp chỉ tốt khi sẵn sàng và khả năng thực thi của nhóm của họ. Giới hạn việc tuyển dụng chuyên gia đến khu vực địa lý xung quanh thường có thể khiến các doanh nghiệp đưa ra các quyết định hấp tấp mà cuối cùng không mang lại lợi ích như mong đợi. Với số lượng ngày càng tăng của các chuyên gia Thế hệ Z thâm nhập vào lực lượng lao động, kỹ năng của họ cho phép họ tối ưu hóa chất lượng công việc của mình với sự thoải mái khi sử dụng công nghệ khi cần thiết.

Quản lý dự án từ xa hiệu quả

Mặc dù ngày càng có nhiều lợi ích với Quản lý dự án từ xa, nhưng cũng có một số hạn chế. Sự phối hợp giữa các thành phố và múi giờ khác nhau có thể gây căng thẳng. Khi các cuộc họp bị bỏ lỡ, việc đưa các hoạt động trở lại đúng lịch trình có thể tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp thúc đẩy sự đoàn kết có thể khó khăn với các thành viên trong nhóm không quá quen thuộc với nhau và không có khả năng gặp gỡ và gắn kết.

Do đó, chuyên gia Quản lý dự án (người quản lý dự án hoặc giám đốc kinh doanh) phải xem xét các công cụ và thực tiễn tốt nhất để tạo ra quản lý từ xa mạnh mẽ. Các cân nhắc bao gồm;

1. Cung cấp cho các thành viên trong nhóm và sự tin tưởng

Vì môi trường cá nhân và nghề nghiệp bị mờ nhạt với làm việc từ xa, các doanh nghiệp phải tôn trọng và hiểu như vậy. Làm việc ở các thành phố và múi giờ khác nhau thường có nghĩa là các hoạt động được tiến hành với những quy trình và khung thời gian khác nhau so với những nơi khác. Đảm bảo rằng người quản lý dự án đang xem xét đầy đủ và thời hạn được thiết lập liên quan đến sự sẵn sàng của mọi người.

Cố gắng quản lý vi mô có thể làm mất tinh thần. Vì nhân viên có khả năng làm việc hiệu quả hơn trong môi trường WFH, nên việc giám sát hoặc xâm nhập liên tục không chắc là cần thiết.

2. Giữ tinh thể thời hạn

Quản lý hiệu quả các nhóm từ xa hoạt động tích cực với việc đảm bảo các thời hạn thực tế được tạo ra và đáp ứng. Một tài liệu phác thảo các nhiệm vụ và khi nào chúng nên được thực hiện sẽ giúp tất cả các thành viên trong nhóm lập kế hoạch phù hợp. Tránh sử dụng những từ như “CÀNG SỚM CÀNG TỐT” hoặc “Thuận tiện cho bạn”. Cung cấp cho công ty những ngày kết thúc không thể thương lượng cho các hoạt động để duy trì hoạt động kinh doanh như bình thường

3. Xóa phản hồi

Đảm bảo nhân viên đang làm việc với tốc độ mà họ nên có và thực hiện các yêu cầu khi cần thiết. Nếu một nhân viên đang chểnh mảng, hãy nhớ cảnh báo họ càng sớm càng tốt với thái độ chuyên nghiệp. Những lời chỉ trích mang tính xây dựng chỉ hỗ trợ doanh nghiệp có các hoạt động nội bộ tốt hơn và tạo cơ hội cho nhân viên đánh giá lại cách tiếp cận của họ.

4. Giới thiệu các công cụ phù hợp

Với nhiều phần mềm và công cụ hỗ trợ Quản lý dự án từ xa trên thị trường, việc lựa chọn phần mềm phù hợp với tổ chức của bạn là điều bắt buộc để đạt được thành công. Ngoài ra, một công cụ Quản lý dự án nhỏ giúp tự động hóa một số mức độ của quy trình để giao tiếp và cộng tác tốt hơn.

Phần kết luận

Quản lý dự án từ xa hiệu quả phụ thuộc nhiều vào đội ngũ quản lý chuyên nghiệp. Đảm bảo một cá nhân được chứng nhận ngồi ở vị trí chỉ đạo hoạt động quản lý từ xa để đạt được thành công tốt nhất. Với số lượng ngày càng tăng các chuyên gia tiến hành hoạt động từ xa, tổ chức phải đảm bảo áp dụng các phương pháp hay nhất để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và thậm chí thành công trong thời điểm không chắc chắn. Giữ cho nhân viên có động lực nhưng an toàn là điều quan trọng để giữ cho doanh nghiệp phát triển; Quản lý dự án từ xa cung cấp nền tảng trung gian để đạt được cả hai trong khi duy trì quỹ đạo hướng tới đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Bài đăng Mẹo quản lý dự án từ xa cho công việc tại nhà xuất hiện đầu tiên trên WebSinhvien.

Đánh giá hay post

.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *