Mẹo xây dựng và quản lý nhóm nội dung từ xa cho doanh nghiệp đang phát triển của bạn

Mẹo xây dựng và quản lý nhóm nội dung từ xa cho doanh nghiệp đang phát triển của bạn

Đại dịch Covid-19 đã tấn công tất cả chúng ta và không thể phủ nhận một số người chịu thiệt hại nặng nề nhất là các doanh nghiệp nhỏ. Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, việc chuyển sang một môi trường làm việc hoàn toàn từ xa không hề dễ dàng. Nhiều người không có nguồn lực hoặc bí quyết để quản lý các nhóm từ xa. Bất chấp cuộc đấu tranh, họ đã tìm ra mọi thứ khi đang di chuyển và tiếp tục.

Giờ đây, khi chúng ta đang dần trở lại trạng thái bình thường, khá nhiều doanh nghiệp đang hy vọng biến công việc từ xa trở thành tiêu chuẩn, vì đã nhìn thấy lợi ích về năng suất và chi phí. Các nhân viên dường như cũng đang tận hưởng sự linh hoạt mà công việc từ xa mang lại cho họ. Hầu hết 97% nhân viên nói rằng họ không muốn quay lại văn phòng toàn thời gian.

Đối với các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nội dung, việc quản lý một nhóm nội dung từ xa cũng là một phần không kém phần khó khăn và hiệu quả. Việc tạo và tiếp thị nội dung đòi hỏi sự cộng tác rộng rãi. Trong trường hợp như vậy, làm việc từ xa có thể là một cơn ác mộng trừ khi bạn được trang bị các công cụ và chiến lược phù hợp cho công việc. Vì công việc từ xa vẫn ở đây nên bạn cần đầu tư nhiều thời gian, công sức và nguồn lực hơn vào việc xây dựng và quản lý nhóm nội dung từ xa hiệu quả hơn.

Dưới đây là một số mẹo và phương pháp hay nhất sẽ giúp bạn đạt được kết quả tuyệt vời khi làm việc với nhóm nội dung từ xa.

Xây dựng và Quản lý Nhóm Nội dung Từ xa – Mẹo, Công cụ và Thực tiễn Tốt nhất

Khi làm việc với một nhóm nội dung từ xa, có hai thách thức lớn mà bạn có thể phải đối mặt. Đầu tiên là tìm những người phù hợp cho nhóm của bạn. Làm việc từ xa cho phép bạn tiếp cận với nguồn nhân tài rộng lớn hơn nhiều vì bạn có thể thuê người từ bất cứ đâu mà không có rào cản địa lý cản trở bạn. Nhưng việc xác định tài năng mà không có sự tương tác trực tiếp có thể rất khó. Bạn có thể muốn bắt đầu bằng cách thuê những người làm nghề tự do đã được kiểm định trên các nền tảng hành nghề tự do đáng tin cậy để xem cách cài đặt từ xa hoạt động cho bạn. Điều này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về cách người sáng tạo nội dung có thể cung cấp công việc và yêu cầu của họ mà không cần phải đầu tư vào việc thuê ngay lập tức.

Khi đã quen với quy trình này, bạn có thể tiếp tục và cân nhắc việc xây dựng đội ngũ người sáng tạo nội dung nội bộ và tự do của riêng mình. Tuy nhiên, đối với nhóm nội bộ của bạn, bạn sẽ cần cung cấp ngăn xếp công cụ thích hợp để có năng suất và hiệu quả. Bạn cũng cần nuôi dưỡng văn hóa cộng tác và hỗ trợ, điều này khó đạt được hơn một chút khi nhóm làm việc từ các địa điểm khác nhau.

Dưới đây là một số lĩnh vực mà bạn cần chú ý nhất khi giao dịch với nhóm nội dung từ xa.

Liên lạc

Rào cản lớn nhất trong công việc từ xa là giao tiếp. Rào cản đối với giao tiếp tồn tại ngay cả khi các nhóm đang làm việc trong một môi trường thực tế. Những rào cản này chỉ có xu hướng trở nên lớn hơn khi làm việc từ xa. Đối với một quy trình nội dung thành công, giao tiếp hiệu quả là chìa khóa và điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng giao tiếp diễn ra theo cả hai cách trong nhóm nội dung của bạn.

Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo và quản lý nhóm phải khuyến khích các cuộc trò chuyện và tiến hành các cuộc trò chuyện nhóm thường xuyên để đảm bảo rằng mọi người luôn kết nối. Vì không thể nghỉ giải lao với đồng nghiệp hoặc dành thời gian trò chuyện bên máy làm mát nước, các cuộc gặp gỡ ảo là điều cần thiết để xây dựng mối quan hệ.

Giao tiếp hiệu quả trong một nhóm nội dung từ xa yêu cầu một nền tảng giao tiếp tập trung. Thay vì phụ thuộc vào nhiều kênh phân mảnh như email, tin nhắn hoặc điện thoại, việc có tất cả các thành viên trong nhóm của bạn trên cùng một nền tảng giúp giữ cho các cuộc trò chuyện tiếp tục.

Hình ảnh do Tác giả cung cấp

Một nền tảng như Slack có thể được sử dụng cho tất cả các giao tiếp nhóm của bạn. Slack có các khả năng nhắn tin, thoại và gọi video đáp ứng khá nhiều yêu cầu liên lạc của bạn. Bạn cũng có thể tạo kênh cho các dự án, chủ đề hoặc nhóm khác nhau mà chỉ có các thành viên trong nhóm cần tham gia cuộc trò chuyện.

Đối với các cuộc họp nhóm và cuộc gọi điện video, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ phần mềm như Nhóm Microsoft, Google Meethoặc Đội Webex. Các nền tảng này cho phép dễ dàng giao tiếp qua thoại hoặc video với nhiều thành viên trong nhóm.

Sự hợp tác

Các dự án nội dung đều là về sự hợp tác và làm việc theo nhóm. Nhóm nội dung từ xa của bạn phải bao gồm người viết nội dung, người biên tập, nhà thiết kế đồ họa, người quản lý dự án và những người khác. Nội dung cần được tạo, xem xét, chia sẻ với các bên liên quan và chuyển đến khách hàng hoặc xuất bản lên các nền tảng của riêng bạn. Trong tất cả những điều này, nhóm nội dung của bạn cần phải cùng nhau thực hiện một nhiệm vụ nội dung để hoàn thành nhiệm vụ. Việc có các công cụ phù hợp để cho phép cộng tác dễ dàng trong công việc từ xa là điều bắt buộc. Có một số công cụ cộng tác nội dung hữu ích mà bạn có thể thu được lợi nhuận khi đầu tư vào.

Hình ảnh do Tác giả cung cấp

Narrato là một nền tảng tạo nội dung, cộng tác và quản lý quy trình làm việc mang quy trình nội dung hoàn chỉnh của bạn đến một nơi. Bạn có thể tập hợp toàn bộ nhóm của mình trên nền tảng để cộng tác trong các dự án nội dung. Có thể dễ dàng giao nhiệm vụ cho người tạo nội dung và phản hồi có thể được chia sẻ bằng cách sử dụng nhận xét và tin nhắn nội dòng trên nền tảng. Trình chỉnh sửa nội dung mạnh mẽ với các đề xuất tối ưu hóa nội dung, trợ lý viết bằng AI và kiểm tra đạo văn giúp người viết tạo ra nội dung chất lượng cao. Việc giới thiệu tóm tắt cho người viết cũng dễ dàng bằng cách tạo các mẫu tùy chỉnh và hướng dẫn phong cách cho các dự án nội dung khác nhau.

Bạn có thể sắp xếp tất cả nội dung của mình trong Dự án và Thư mục trên Narrato và quản lý các dự án nội dung thông qua lịch và bảng quy trình làm việc. Có các vai trò và quyền truy cập tùy chỉnh cho các thành viên trong nhóm, dịch giả tự do và các bên liên quan khác. Bạn thậm chí có thể quản lý các khoản thanh toán cho freelancer trên nền tảng này. Nội dung có thể được chia sẻ dễ dàng bằng cách sử dụng các liên kết có thể chia sẻ công khai hoặc bạn có thể xuất bản trực tiếp lên blog / trang web của mình với tích hợp WordPress. Nhìn chung, Narrato là một công cụ cộng tác và tạo nội dung tất cả trong một dành cho các nhóm nội dung từ xa.

Nhóm của bạn cũng có thể cần một công cụ cộng tác nội dung trực quan cho tất cả các thiết kế và đồ họa mà họ làm việc. Nội dung thường bao gồm video, đồ họa thông tin, bản trình bày, bài đăng trên mạng xã hội, v.v. Đối với những nhiệm vụ như vậy, bạn có thể chọn một nền tảng cộng tác nội dung trực quan tốt như Canva hoặc Figma. Người tạo nội dung có thể chia sẻ liên kết với quyền truy cập xem hoặc chỉnh sửa đối với các dự án thiết kế của họ trên các nền tảng này.

Có hàng trăm mẫu, kho hình ảnh, đồ họa, v.v. để lựa chọn và trình chỉnh sửa trên cả hai nền tảng đều có giao diện rất thân thiện với người dùng, giúp quá trình thiết kế trở nên vô cùng dễ dàng. Figma cũng cho phép các thành viên trong nhóm động não bằng cách sử dụng các công cụ như ghi chú dán và sơ đồ có thể được thêm vào bảng trắng trực tuyến. Một nền tảng cộng tác nội dung trực quan như thế này có thể vừa thuận tiện vừa thú vị để làm việc cho nhóm từ xa của bạn.

Kiểm soát và Theo dõi

Khi quản lý một nhóm từ xa, một thách thức lớn là giữ một tab về những gì các thành viên trong nhóm của bạn đang làm. Trong văn phòng, bạn có thể thấy họ đang làm việc tại bàn của họ. Nhưng với một nhóm ở xa, bạn bị hạn chế, hay đúng hơn là không có tầm nhìn.

Tin tưởng vào các thành viên trong nhóm của bạn chắc chắn là quan trọng, bất kể họ đang làm việc từ đâu. Nhưng mỗi đội đều có một số ngựa làm việc và một số người lười biếng. Nếu bạn không nắm quyền kiểm soát ở đây, một số thành viên trong nhóm của bạn sẽ phải gánh tất cả gánh nặng công việc trong khi một số vẫn chưa được sử dụng hết. Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo và quản lý phải đảm bảo rằng phân phối công việc là công bằng và thống nhất.

Hình ảnh do Tác giả cung cấp

Điều này có thể không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng một số nhóm nội dung có thể được lợi từ việc sử dụng công cụ theo dõi thời gian như Toggl. Công cụ này có ứng dụng web, máy tính để bàn và thiết bị di động giúp theo dõi giờ làm việc để bạn có thể đảm bảo rằng không ai trong nhóm của bạn làm việc quá sức. Toggl cũng có tích hợp lịch, gửi lời nhắc theo dõi, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết và báo cáo về tất cả người dùng và dự án.

Các công cụ tương tự khác bao gồm Mùa gặt, HiveBác sĩ thời gianđến tên một vài.

Ngoài việc sử dụng các công cụ này, điều quan trọng nữa là trưởng nhóm đặt ra các kỳ vọng ngay từ đầu. Nhóm nội dung từ xa cần phải rõ ràng về những gì họ mong đợi về năng suất và những gì họ phân phối hàng ngày. Cần cung cấp lịch trình rõ ràng cho các dự án và đánh giá thường xuyên là điều bắt buộc để đảm bảo rằng mọi người đều đang đi đúng hướng.

Quy trình và Con người

Khi làm việc với một nhóm từ xa, điều quan trọng hơn hết là phải có một quy trình được xác định rõ ràng. Khi làm việc từ xa, các thành viên trong nhóm rất dễ mất tập trung hoặc cảm thấy mất hứng thú trừ khi có một quy trình chuẩn khi thực hiện công việc. Bạn cần cấu trúc quy trình nội dung của mình và xác định quy trình làm việc.

Cách tốt nhất để làm điều này là ngồi với nhóm của bạn và suy nghĩ về quy trình nội dung lý tưởng sẽ như thế nào. Thảo luận về cách thức công việc phải trôi chảy từ đầu đến cuối của một dự án. Khắc phục các phương pháp chia sẻ hướng dẫn và hướng dẫn thích hợp, phân công nhiệm vụ, kiểm soát chất lượng và phân phối dự án.

Việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm cũng rất quan trọng. Ví dụ, người viết mong đợi điều gì, người biên tập và kiểm soát chất lượng cần phải làm gì, công việc của người quản lý dự án là gì, v.v. Điều này làm tăng trách nhiệm giải trình và cũng đưa ra định hướng và sự rõ ràng cho nhóm của bạn.

Tương tác một đối một

Trong bất kỳ loại hình làm việc từ xa nào, sự tương tác trực tiếp giữa các nhà lãnh đạo và các thành viên trong nhóm là điều cần thiết. Mặc dù đây là một phần của bất kỳ văn hóa làm việc tốt nào, nhưng nó ngày càng quan trọng trong môi trường từ xa. Thiết lập các cuộc họp trực tiếp thường xuyên với từng thành viên trong nhóm của bạn và tìm hiểu cách họ đối phó với công việc và các yêu cầu của công việc từ xa nói chung. Những tương tác này giúp xây dựng lòng tin và thiện chí với nhóm và có thể thúc đẩy họ làm tốt hơn. Nó cũng sẽ giúp bạn hiểu những thách thức mà họ phải đối mặt và tìm ra các giải pháp thích hợp để nâng cao năng suất.

Tổng hợp

Quản lý nhóm nội dung từ xa có những thách thức và lợi ích riêng. Một mặt, bạn cung cấp cho các nhóm của mình đủ sự linh hoạt để làm việc từ sự thuận tiện của ngôi nhà của họ, trong khi bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí. Mặt khác, bạn bị hạn chế tầm nhìn vào quy trình và năng suất có thể xuống dốc nếu bạn để mọi thứ vuột khỏi tầm tay trong chốc lát.

Bằng cách xác định rõ ràng các quy tắc, đầu tư vào ngăn xếp công cụ phù hợp và kiểm soát quá trình, bạn có thể nhận được kết quả xuất sắc từ nhóm nội dung của mình ngay cả khi làm việc từ xa. Giao tiếp và cộng tác cùng nhau tạo thành xương sống của mọi nhóm từ xa. Những nhà lãnh đạo biết cách nuôi dưỡng một môi trường giao tiếp cởi mở và hỗ trợ chắc chắn sẽ là người chiến thắng.

Bài đăng Mẹo xây dựng và quản lý nhóm nội dung từ xa để phát triển doanh nghiệp của bạn xuất hiện đầu tiên trên WebSinhvien.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.